代理機構三層次完善“項目管理”

　　目前，我國政府采購的代理機構內部管理存在諸多弊端。尤其是項目管理的不分層次、不設重點(diǎn)、沒(méi)有目標，嚴重影響了采購代理機構為客戶(hù)提供更好的服務(wù)，也制約了自身的發(fā)展。本文作者就從項目管理的角度為采購代理機構提出建議，旨在使他們加強管理，應對挑戰。

　　在市場(chǎng)經(jīng)濟中，采購代理機構常會(huì )受到市場(chǎng)風(fēng)險、經(jīng)營(yíng)風(fēng)險和管理風(fēng)險的內外夾擊。而管理風(fēng)險是內部的，隱而不現的，因而其危害更為可怕。它不僅會(huì )使采購代理機構收益下降，市場(chǎng)份額減少，而且更為嚴重的是它可能使采購代理機構陷入法律訴訟的窘境。因此，采購代理機構要想在市場(chǎng)競爭中健康、穩定地長(cháng)足發(fā)展，建立、健全自身的內部管理制度，降低管理風(fēng)險很關(guān)鍵。

　　從目前來(lái)看，采購代理機構的內部管理狀況通常存在如下兩大缺陷：一是管理內容簡(jiǎn)單，管理層次膚淺，僅滿(mǎn)足于法律規定的最起碼要求；二是管理內容零散，未形成一個(gè)統一的體系，管理形成的信息尚不能為決策服務(wù)。

　　項目管理是什么

　　所謂項目管理，簡(jiǎn)單講是由專(zhuān)人進(jìn)行的專(zhuān)項管理。專(zhuān)人管理，指管理工作由懂得業(yè)務(wù)且經(jīng)驗豐富的人士來(lái)進(jìn)行。專(zhuān)項管理是指在將采購代理機構的所有項目納入統一管理、統一規范的前提下，結合采購代理機構的經(jīng)營(yíng)管理策略，根據重要性原則，對重要項目實(shí)行專(zhuān)門(mén)管理，形成關(guān)鍵控制點(diǎn)，在管理中做到有的放矢。

　　良好的項目管理，不僅提高了管理的層次和深度，使各項管理制度的實(shí)施不再流于形式，而且有助于采購代理機構拓展市場(chǎng)、穩定收入，同時(shí)又大大降低風(fēng)險。

　　三層次完善項目管理

　　在項目管理的實(shí)際過(guò)程中，根據采購代理機構管理層的需要，可以進(jìn)行如下三個(gè)層次的管理：

　　層次一：針對性管理由于采購代理機構的采構項目繁多，不同性質(zhì)的業(yè)務(wù)，其管理方式和側重點(diǎn)是有所區別的，用統一的要求來(lái)管理顯然是不合理的，更是不科學(xué)的。要對項目進(jìn)行良好的管理，首先要對其按業(yè)務(wù)性質(zhì)來(lái)分類(lèi)，一般可劃分為常規采購項目、特殊采購項目。如對計算機、汽車(chē)、辦公設備等經(jīng)常性項目，應當側重對產(chǎn)品價(jià)格、服務(wù)、品質(zhì)的信息調研；而對一些諸如醫療設備等專(zhuān)業(yè)設備的采購，則應當側重對供應商的各項資質(zhì)、業(yè)績(jì)及產(chǎn)品性能的審查核實(shí)。在管理過(guò)程中，應當嚴格地督促采購代理機構內部采購執業(yè)人員按照“公開(kāi)、公平、公正”的原則，堅持規范的采購運作程序。對于常規性項目，采購一般會(huì )保持一定的穩定性，因此需對該類(lèi)項目建立動(dòng)態(tài)的數據庫。數據庫中應包括下列信息：項目供應商的經(jīng)營(yíng)規模、經(jīng)營(yíng)范圍等，以了解各供應商在行業(yè)中的地位、行業(yè)風(fēng)險及商業(yè)信用、服務(wù)質(zhì)量；項目負責人和助理人員，以對機構內人員進(jìn)行監督；采購期間，前后采購期間的對比，可為改進(jìn)工作、提高效率提供依據等等。

　　層次二：重點(diǎn)管理在上述分類(lèi)的基礎上，還可按業(yè)務(wù)的規模進(jìn)行細分，業(yè)務(wù)規模大的采購項目無(wú)疑是管理的重點(diǎn)。隨著(zhù)政府采購制度的不斷深入發(fā)展，越來(lái)越多的采購項目進(jìn)入到政府采購市場(chǎng)中來(lái)，尤其是一些大批量的貨物采購、市政工程建設項目等，對整個(gè)采購代理機構的業(yè)務(wù)收入而言，關(guān)系重大。在這種情況下，有兩方面必須考慮：一是由于這類(lèi)業(yè)務(wù)收入在整個(gè)采購代理機構業(yè)務(wù)收入中占較大的比重，在采購代理機構的經(jīng)濟利益可能受到影響的情況下，是否能保持其公正性；二是由于這類(lèi)項目業(yè)務(wù)一旦喪失，會(huì )使采購代理機構大受損失，因此必須與采購人建立良好的公共關(guān)系，最大程度地為采購人提供滿(mǎn)意的服務(wù)。由此，對這類(lèi)項目進(jìn)行單獨管理，針對每一項目的特定情況研究制定相適應的采購策略與辦法，就顯得尤為重要。

　　對業(yè)務(wù)規模小的項目也不能忽視，因其可能存在兩種情況：一是由于采購代理機構在該方面的知識和經(jīng)驗不足，應對其質(zhì)量是否達到有關(guān)規定或服務(wù)是否令采購人滿(mǎn)意予以關(guān)注；二是該類(lèi)采購項目市場(chǎng)尚待開(kāi)拓。

　　層次三：進(jìn)取性管理對項目可進(jìn)一步細化，如按采購人行政層次可分為中央級、省級、地市級、區縣級、鄉鎮級項目采購；按采購項目種類(lèi)可分為貨物類(lèi)、服務(wù)類(lèi)、工程類(lèi)等。通過(guò)這種細分得到的統計數據，并結合政府公布的統計數據及其他資料，就可以大致推斷出采購代理機構的市場(chǎng)份額，并對采購代理機構的發(fā)展前景作出判斷，觀(guān)察出新的市場(chǎng)機會(huì )。采購代理機構此時(shí)可以結合自己的人才優(yōu)勢，積極開(kāi)拓新的政府采購市場(chǎng)。