工程項目信息管理的監理辦法

　　一、信息管理的任務(wù)

　　信息管理的任務(wù)是保證自上而下，自下而上以及橫向間信息流暢通，擬定信息目錄和信息的編碼系統，加速傳遞并加強管理。對于各種會(huì )議和現場(chǎng)記錄、科學(xué)試驗、工程照片、事故處理等都做出明確規定，便于資料收集和檔案管理。實(shí)施最優(yōu)控制，進(jìn)行合理決策，妥善協(xié)調項目建設各有單位之間的關(guān)系。

　　二、信息管理的措施與方法

　　1、監理辦公室將配備電腦，由監理工程師和文秘負責信息管理工作；

　　2、現場(chǎng)將配備適當的通訊工具，以便信息傳遞。通訊工具包括手機、座機、對講機；

　　3、現場(chǎng)將配置一定的信息記錄設備，如照像機、攝像機等，要求現場(chǎng)監理對重要的施工現場(chǎng)進(jìn)行記錄、拍照。

　　三、信息管理的內容

　　1、施工期間的信息收集

　　工程項目在整個(gè)施工階段，每天都發(fā)生各種各樣的情況，相應地包含著(zhù)各種信息，需要及時(shí)收集和處理。因此，工程的施工階段，可以說(shuō)是大量的信息產(chǎn)生、傳遞和處理的階段，工程項目信息管理工作，主要集中在這一段。

　　名稱(chēng)收集內容

　　1、收集業(yè)主提供的信息

　　承建商在施工中，現場(chǎng)發(fā)生的各種情況均包含大量的內容，承建商必須掌握和收集這些內容。監理在現場(chǎng)中經(jīng)收集和整理后，匯集成豐富的信息資料。承建商在施工中必須經(jīng)常向有關(guān)單位，包括上級部門(mén)、設計單位、業(yè)主及其他方面發(fā)出某些文件，傳達一定的內容。如向監理報送施工組織設計、報送各種計劃、單項工程施工措施、月支付申請表，各種項目自檢報告、質(zhì)量問(wèn)題報告、有關(guān)意見(jiàn)等。監理應全面系統地收集這些信息資料,此記錄是監理工程師的記錄，主要包括工程施工歷史記錄、工程質(zhì)量記錄、工程計量、工程款記錄和竣工記錄等內容。

　　2、收集承建商的信息

　　承建商在施工中，現場(chǎng)發(fā)生的各種情況均包含大量的內容，承建商必須掌握和收集這些內容。監理在現場(chǎng)中經(jīng)收集和整理后，匯集成豐富的信息資料。承建商在施工中必須經(jīng)常向有關(guān)單位，包括上級部門(mén)、設計單位、業(yè)主及其他方面發(fā)出某些文件，傳達一定的內容。如向監理報送施工組織設計、報送各種計劃、單項工程施工措施、月支付申請表，各種項目自檢報告、質(zhì)量問(wèn)題報告、有關(guān)意見(jiàn)等。監理應全面系統地收集這些信息資料。

　　3、監理現場(chǎng)記錄

　　此記錄是監理工程師的記錄，主要包括工程施工歷史記錄、工程質(zhì)量記錄、工程計量、工程款記錄和竣工記錄等內容。

　?。?）現場(chǎng)監理人員的日報表

　　主要包括如下內容：當天的施工情況，當天參加施工的人員（數量等），當天施工用的機械（名稱(chēng)、數量等），當天發(fā)現的施工質(zhì)量問(wèn)題，當天施工進(jìn)度與計劃進(jìn)度進(jìn)行的比較（若發(fā)現施工進(jìn)度拖延，應說(shuō)明原因），當天的綜合評述，其他說(shuō)明（應注意的事項）等。

　?。?）工地日記主要包括：現場(chǎng)監理人員的日報表，現場(chǎng)每日的天氣記錄，監理工作改變，其他有關(guān)情況與說(shuō)明。

　　(3)、現場(chǎng)每日的天氣記錄

　　主要內容：當天的最高、最低氣溫，當天的降雨量、降雪量，當天的風(fēng)力及天氣狀況，因氣候原因當天損失的工作時(shí)間等。若施工現場(chǎng)區域大或施工地點(diǎn)多，工地的氣候情況差別較大，則應記錄兩個(gè)或多個(gè)地點(diǎn)的氣象資料。

　?。?）駐施工現場(chǎng)監理負責人的日記

　　主要包括以下內容：當天所作的重大決定，當天對承包商所做出的主要指示，當天發(fā)生的糾紛及可能的解決方法，該工程項目業(yè)主（或其他代表）來(lái)施工現場(chǎng)談及的問(wèn)題，當天與該工程項目業(yè)主的口頭談話(huà)摘要，當天對駐施工現場(chǎng)監理工程師的指示，當天與其他人達成的任何主要協(xié)議，或對其他人的主要指示等。

　?。?）駐施工現場(chǎng)監理周報駐施工現場(chǎng)管理負責人應每周向工程項目業(yè)主匯報一周內所發(fā)生的重大事件。

　?。?）駐施工現場(chǎng)監理月報

　　駐施工現場(chǎng)監理負責人應每月向業(yè)主匯報以下情況：工地施工進(jìn)度狀況（與合同規定的進(jìn)度作比較），工程款支付情況，工程進(jìn)度拖延的原因分析，工程質(zhì)量問(wèn)題，工程進(jìn)展中主要困難與問(wèn)題，如施工中的重大差錯，重大索賠事件，材料、設備供貨困難，組織、協(xié)調方面的困難，異常的天氣情況等。

　?。?）駐施工現場(chǎng)監理負責人對承包商的指示主要內容：正式發(fā)出的重大指示，日常指示，在每日工地協(xié)調會(huì )中發(fā)出的指示，在施工現場(chǎng)發(fā)出的指示等。

　?。?）補充圖紙設計單位給施工單位的各種補充圖紙

　?。?）工地質(zhì)量記錄主要包括試驗結果記錄及樣本記錄

　　4、收集工地會(huì )議記錄

　　工地會(huì )議是工程項目管理工作的一種重要方法，會(huì )議中包含著(zhù)大量的信息，這就要求項目監理工程師必須重視工地會(huì )議，并建立一套完善的會(huì )議制度，以便于會(huì )議信息的收集。會(huì )議制度包括會(huì )議的名稱(chēng)、主持人、參加人、舉行會(huì )議的時(shí)間、會(huì )議地點(diǎn)等，每次工地會(huì )議都會(huì )有專(zhuān)人記錄，會(huì )后應有工作會(huì )議紀要等。

　　第一次工地會(huì )議

　?。?）介紹業(yè)主、監理工程師、承建商的人員。（2）澄清組織（3）承建商的動(dòng)員情況（履約保證金、進(jìn)度計劃、保險、組織、人員、工料等）。（4）檢查業(yè)主對合同的履行情況（如提交水準點(diǎn)、圖紙、職責分工等）（5）檢查為監理工程師提供設備情況（如住宿、試驗、通訊、交通工具、水電等。）（6）明確例行程序。包括填報支付報表，下發(fā)有關(guān)表格，下發(fā)工程計量表，下發(fā)工程中間交工證書(shū)，明確工程項目監理辦公室與承建商之間往來(lái)信件、文件報表等公文手續，明確駐地工程項目監理工程師與承建商之間往來(lái)公文、驗收、支付手續，明確經(jīng)常性工地會(huì )議召開(kāi)的地點(diǎn)、大致時(shí)間等。第一次工地會(huì )議是以相互了解，檢查各方面準備情況，明確工程項目管理程序為主要目的。當上述目的達到，并滿(mǎn)足：（1）承建商已證實(shí)他認為工地周?chē)h(huán)境和情況是和投標時(shí)間相符；（2）承建商拿到施工圖紙且后續圖紙無(wú)需擔憂(yōu)；（3）承建商已得到占用工地的權利時(shí)，監理即可下達開(kāi)工令。

　　經(jīng)常性工地會(huì )議

　　經(jīng)常性工地會(huì )議一般每周開(kāi)一次。這個(gè)會(huì )議有監理、承建商、業(yè)主參加。主要會(huì )議內容：確定上次工地會(huì )議紀要，當周進(jìn)度總結，進(jìn)度預測，技術(shù)事宜，變更事宜，財務(wù)事宜，管理事宜，索賠和延期，下次工地會(huì )議，以及其他。工地會(huì )議確定的事情視為合同文件的一部分承建商必須執行。工地會(huì )議記錄忠實(shí)于會(huì )議發(fā)言人，原始記錄，像流水帳似的，不要加記錄人的感情色彩，以確保記錄的真實(shí)性。

　　2、收集信息的加工整理

　　對收集信息進(jìn)行加工，是信息處理的基本內容。其中包括對信息進(jìn)行分析、歸納、分類(lèi)、計算比較、選擇、建立信息之間的關(guān)系等方面的工作。

　?。?）信息處理的要求

　　要使信息能有效地發(fā)揮作用，在處理的過(guò)程中就必須符合及時(shí)、準確、適用、經(jīng)濟的要求。

　　及時(shí)就是信息的傳遞速度要快；

　　準確信息要如實(shí)地反映實(shí)際情況；

　　適用就是信息要符合實(shí)際需要；

　　經(jīng)濟采用什么樣的信息處理方式，必須根據符合經(jīng)濟效果的要求來(lái)確定。

　?。?）收集的大量信息，找出信息與信息之間的關(guān)系和運算公式。從收集的少量信息中得到大量的輸出信息。信息處理包括收集、加工、輸入計算機、傳輸、存儲、計算、檢索、輸出等內容。

　　收集就是前面講到的，收集原始信息，收集是信息處理的首要步驟。

　　加工這是信息處理的基本內容。其中包括對信息進(jìn)行分類(lèi)、排序、計算、比較選擇等工作。通過(guò)加工信息，提供更多的有用信息。

　　傳輸信息借助于一定的載體（如紙張、磁盤(pán)等）在各部門(mén)之間傳播。通過(guò)傳輸形成各種信息流，暢通的信息流能為工程項目負責人提供可靠的工作依據。

　　存儲指的是對處理后的信息的存儲。存儲收集原始信息，便于查找原始信息。存儲處理后的信息，有的并非立即就有用，有的雖然立即使用，但日后還需應用或作為參考和依據。因此，就需要將他們全部存儲起來(lái)，建立檔案，妥善保管。

　　檢索就是查找，工程項目管理中既然存儲了大量的信息，為了查找方便，按某一條件建立索引文件，編制專(zhuān)門(mén)的查找程序，便于快速檢索。

　　輸出處理好的信息，按照要求編制各種打印報表文件。

　?。?）收集信息的分類(lèi)

　　工程項目信息管理中，對收集來(lái)的資料進(jìn)行加工整理后，按其加工整理的深度，可分為如下幾個(gè)類(lèi)型：

　　第一類(lèi)：對資料和數據進(jìn)行簡(jiǎn)單整理和濾波；

　　第二類(lèi)：對信息進(jìn)行分析，概括綜合能產(chǎn)生輔助決策的信息；

　　第三類(lèi)：通過(guò)應用數學(xué)模型統計推斷可以產(chǎn)生決策的信息。

　　工程在施工過(guò)程中，依據當時(shí)收集到的信息所作的決策或決定有如下：

　　依據進(jìn)度控制信息，對施工進(jìn)度狀態(tài)的意見(jiàn)和指示

　　監理每月、每季度都要對工程進(jìn)度進(jìn)行分析對比并做出綜合評價(jià)，包括當月整個(gè)工程各方面實(shí)際完成，實(shí)際數量與合同規定的計劃數量之間的比較。如果某一部分拖后，應分析其原因。存在的主要困難和問(wèn)題，提出如何解決的意見(jiàn)。

　　依據質(zhì)量控制信息，對工程質(zhì)量情況的意見(jiàn)和指示

　　監理應當系統地將當月施工中的各種質(zhì)量情況，包括現場(chǎng)檢查中發(fā)現的各種問(wèn)題、施工中出現的重大事故，對各種情況、問(wèn)題、事故的處理情況除在月報、季報中進(jìn)行階段性的歸納和評價(jià)外，如有必要可進(jìn)行專(zhuān)門(mén)的質(zhì)量情況定期報告。

　　依據投資控制信息，對工程結算情況的意見(jiàn)和指示

　　工程價(jià)款結算一般按月進(jìn)行，要對投資完成情況進(jìn)行統計、分析，在統計基礎上作一些短期預測，以便對業(yè)主在組織資金方面提供咨詢(xún)意見(jiàn)。

　　依據合同信息，對索賠的處理意見(jiàn)

　　在工程施工中，由于業(yè)主的原因或客觀(guān)條件使承包商遭受損失，承包商提出索賠要求；承包商由于違約使工程遭受損失，業(yè)主提出索賠要求。監理對索賠提出處理意見(jiàn)。