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項目管理應用精髓:不折騰
[日期:2009-09-16]  來(lái)源:項目管理者聯(lián)盟  作者:黃紹良   發(fā)表評論(0)打印



  要增加農民的收入也有很多方法,提升農民生產(chǎn)力和農作物收成是項目的主題,農民可以透過(guò)認識機械和科技應用(技能培訓),農作物的選擇和改良培植方法(科研),土地改革及農地開(kāi)發(fā)(制度和行政法規)及市場(chǎng)補貼(監控及治理)等等手段。任何可以讓農民從耕地中增加收入的事情都可以納入項目的范圍中。要理解如何定義項目范圍及交付物,可參考本人發(fā)表有關(guān)“項目組件分拆法(PCDM)”的文早。

  如果技能培訓的目的是讓農民可以成為技工,而不是為了農作物的收成,那么這些培訓將不包括在全農小康的項目范圍中,而應該轉移到全“工”小康的項目中。同樣地任何制度和行政法規如果不是為了提升農作物的收成量,只為改變農地的使用來(lái)提升農民的收入也不應該包括在全農小康的項目中,而應該包括在“全商小康”或者“全士小康”的項目中。這些跟提升農民生產(chǎn)力或增加農作物收成無(wú)關(guān)的事情便是范圍外的工作,是折騰的起因。那么目前的“家電下鄉”的政策是否應該是“全農小康”項目的一部分呢?依據項目項目管理的定義,農民在家電下鄉的政策下是項目干系人,實(shí)施者是商人,所以我會(huì )把這個(gè)政策劃歸“全商小康”的項目范圍中。

  項目經(jīng)理及項目治理

  自然的項目經(jīng)理應當是政府指派及任命的當地鄉鎮領(lǐng)導,在項目啟動(dòng)前應明確制訂該地區有關(guān)全農小康的項目范圍,編制項目交付計劃,制定項目主要里程碑,各里程碑的交付定義,評估第一個(gè)或下一個(gè)里程碑的交付經(jīng)費,資源需求和實(shí)施過(guò)程,以里程碑為項目進(jìn)度監控點(diǎn),建立進(jìn)度衡量方法和匯報規范,經(jīng)審批后授權立項實(shí)施,并應受到有關(guān)項目管理委員會(huì )的監控,由審計部門(mén)對交付定期進(jìn)行評估。在完成一個(gè)里程碑后依據成果規劃下一個(gè)里程碑的交付經(jīng)費,資源需求和實(shí)施過(guò)程,審批后授權繼續實(shí)施,重復至完成計劃中的全部里程碑,達到項目交付目標井進(jìn)行結項。

  計劃管理不折騰

  全農小康是一個(gè)長(cháng)期斗爭,一個(gè)將會(huì )歷經(jīng)多年的項目,任何項目經(jīng)理都沒(méi)有辦法在項目啟動(dòng)時(shí)為項目規劃多年的工作內容,這是不切實(shí)際的要求。在項目實(shí)施過(guò)程中會(huì )受到外來(lái)及內在因素的影響導致變動(dòng),需要對計劃進(jìn)行修正和調整,使早期計劃的制訂不能按計劃實(shí)施,使計劃變成缺乏意義的紙上談兵。不斷的變更和計劃修正也是實(shí)施項目交付過(guò)程中不斷受到折騰的主要因素。

  宏觀(guān)計劃及主要里程碑

  避免全農小康的項目計劃不斷在實(shí)施過(guò)程中進(jìn)行修正而折騰,項目啟動(dòng)時(shí)的計劃應基于交付流程的主要里程碑,而不是需要執行的實(shí)際工作說(shuō)明。任何計劃包括三個(gè)主要元素:(1)出發(fā)點(diǎn);(2)終點(diǎn)或目的地;和(3)里程碑。具備這三個(gè)元素后才能夠考慮要做什么才能讓項目完成交付,這個(gè)“要做什么工作”在一個(gè)像“全農小康”的大型、長(cháng)時(shí)間實(shí)施的項目中需要明確本身所處的出發(fā)點(diǎn)為依據,按下一個(gè)主要里程碑的交付要求來(lái)進(jìn)行工作規劃。

  在項目啟動(dòng)后,項目經(jīng)理必須理解本區農民當時(shí)的人均收入作為出發(fā)點(diǎn)。不同的地區有不同的起點(diǎn)或出發(fā)點(diǎn),一些鄉鎮可能己經(jīng)達到人均收入300美元,而另一些地區的出發(fā)點(diǎn)可能只有150美元或己經(jīng)達到500美元。不管出發(fā)點(diǎn)是150美元或者300美元或者500美元,除了從有關(guān)部門(mén)獲取相關(guān)數據外,項目經(jīng)理必須進(jìn)行調研及深入訪(fǎng)談,以確認當地農民的人均耕地面積,人口分布,主要農作物及收成,農耕方法和使用工具,目前收入狀況及當前人均收入等信息后才能夠規劃如何可以在2020年達到最終的3000美元人均收入這個(gè)目標。不同的出發(fā)點(diǎn)(起點(diǎn))會(huì )有不一樣的里程碑,需要依據實(shí)際情況建立途中的主要里程碑及相關(guān)交付。

  為了方便說(shuō)明,我們可以假設某鄉鎮在全農小康項目中的起點(diǎn)是300美元。依據國土資源部2008年度調查結果顯示人均耕地面積為1.40畝,(較發(fā)達的鄉鎮人均耕地相對減少,廣東省人均耕地僅0.39畝)。平均每畝為農民帶來(lái)214美元人均收入。再假設目前離開(kāi)項目完成日期(即2020年)有10年的時(shí)間,那么我們便需要依據整體項目實(shí)施過(guò)程(未來(lái)10年的空間)建立適當的里程碑。每一個(gè)里程碑代表可視的項目進(jìn)度,結合到達這個(gè)階段性目標(里程碑)時(shí)所應提交的交付物,反映出項目是否能夠按照計劃完成最終目標。我們可以假設在未來(lái)的十年中,第一個(gè)里程碑將在項目啟動(dòng)后3年完成,這個(gè)里程碑的交付物可能包括(1)人均收入達到600美元;(2)提升農作物收成80%;(3)增加機械工具使用量20%。第二個(gè)里程碑在項目啟動(dòng)后5年完成,人均收入達到1000美元。第三個(gè)里程碑在項目啟動(dòng)后7年完成,人均收入達到1700美元。第四個(gè)里程碑在項目啟動(dòng)后9年后完成,人均收入達到2500美元。最終里程碑在項目啟動(dòng)后地10年完成,達到人均收入3000美元的目標。部分邊遠、落后、或環(huán)境特殊的地區,項目可以在有關(guān)委員會(huì )同意后下調“小康”的最終交付要求,以能完成項目的最終要求,提供下一個(gè)戰略目標“和諧社會(huì )”的開(kāi)展。

  從上述假設中可以看到,除了第一個(gè)里程碑的目標比較明確外,其他里程碑只提供一個(gè)可以衡量的交付物說(shuō)明,需要在第一個(gè)里程碑完成后才能更明確地建立下一個(gè)里程碑的實(shí)際交付物。主要的原因是避免太早建立不實(shí)際的交付要求,避免在過(guò)程中不斷折騰。

  為什么我們建立2年的里程碑交付空間呢?尤其是第一個(gè)里程碑的交付可能需要時(shí)間在項目初期進(jìn)行調研和信息分析,理解目前實(shí)際狀況,才可以思考如何在本項目地區完成交付600美元的農民人均收入,提升農作物收成量及增加機械工具使用量。在完成第一個(gè)里程碑的交付后,我們才能夠依據第一個(gè)里程碑過(guò)程中所面對的挑戰和風(fēng)險對下一個(gè)里程碑建立詳細的工作計劃。這樣以每一個(gè)里程碑的交付時(shí)間衡量交付成果,井調整交付過(guò)程及方法,才能夠避免在過(guò)程中飽受折騰之苦。

  里程碑交付計劃

  項目交付時(shí)間越長(cháng),風(fēng)險越高,變數越多,失敗的機會(huì )越大。一個(gè)計劃涵蓋兩年以上的工作會(huì )受到多方面的影響而改變,所以近年的大型項目實(shí)施過(guò)程大部分多壓縮或分割為兩到三年的執行階段,當然也有例外的個(gè)案。

  項目在實(shí)施過(guò)程中多折騰,主要的原因是項目經(jīng)理在編制計劃后,執行人員多不能夠依照計劃的要求實(shí)施,尤其是技術(shù)人員,多依據本身過(guò)去的認知和經(jīng)驗去執行,所以項目經(jīng)理規劃項目的技術(shù)實(shí)施方案在執行過(guò)程中多需要返工或修改。也是過(guò)去多認為項目經(jīng)理必須是相關(guān)的技術(shù)人員來(lái)負責的一個(gè)誤區所導致的問(wèn)題。其實(shí),項目經(jīng)理的主要責任是保證項目(或里程碑)的交付能夠達到預期的要求,在預期的時(shí)間和經(jīng)費下完成,讓項目干系人(包括項目組成員)避免受到任何折騰。所以明確的項目或里程碑交付要求是項目成功的主要因素。再配合時(shí)間,經(jīng)費和資源;監控風(fēng)險和變動(dòng),項目多能夠成功。

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